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La importación de contactos es la forma más rápida de llevar tu base de clientes a Bitubi. Cada fila del CSV representa un contacto. En el mismo archivo también puedes crear o actualizar los datos de la empresa y de la sucursal relacionadas.
Solo se admiten archivos CSV. Los archivos de Excel como .xlsx y .xls no son compatibles.

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Resumen rápido

  • Usa un archivo .csv.
  • Cada fila representa un contacto.
  • En la misma carga puedes crear o actualizar empresas y sucursales.
  • La geografía de la sucursal es opcional, pero si la incluyes debe coincidir exactamente con los valores aceptados por Bitubi.

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Antes de empezar

  • Usa una fila por contacto.
  • Incluye el código de país en cada número de teléfono, por ejemplo +51999111222.
  • Mantén los encabezados exactos que espera el importador.
  • Si el mismo contacto pertenece a varias sucursales, repítelo en varias filas usando el mismo teléfono.
  • Si un contacto debe pertenecer solo a una empresa, deja vacías las columnas sucursal_*.

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Lo que espera el importador

El archivo usa tres grupos de columnas:
  • empresa_* para los datos de la empresa
  • sucursal_* para los datos de la sucursal
  • contacto_* para los datos del contacto
Estas son las columnas más importantes:
ColumnaRequeridaUso
empresa_tipo_documentoSíTipo de documento de la empresa
empresa_numero_documentoSíClave para identificar la empresa
empresa_razon_socialPara empresas nuevasRazón social
empresa_direccion_fiscalPara empresas nuevasDirección fiscal
sucursal_nombreNoNombre de la sucursal dentro de la empresa
sucursal_direccionPara sucursales nuevasDirección de la sucursal
contacto_nombreSíNombre del contacto
contacto_apellidoSíApellido del contacto
contacto_telefonoSíClave para identificar el contacto
contacto_correoNoCorreo del contacto
Los encabezados del CSV se mantienen en español porque el importador espera exactamente esos nombres de campo.

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Campos geográficos de la sucursal

Si quieres importar información geográfica de la sucursal, los valores deben coincidir con las divisiones geográficas que Bitubi reconoce para el país de tu organización. Esto es importante porque los nombres suelen variar entre ERPs, hojas de cálculo y nomenclaturas oficiales. Por ejemplo, un sistema puede decir Lima Metropolitana, otro Lima, y otro abreviar el nombre del distrito. Usa estos encabezados según tu país:
PaísColumnas esperadas
Perúsucursal_departamento, sucursal_provincia, sucursal_distrito
Chilesucursal_region, sucursal_provincia, sucursal_comuna
Colombiasucursal_departamento, sucursal_municipio
Reglas a seguir:
  • Usa los nombres oficiales de divisiones que Bitubi espera para ese país.
  • Si llenas una columna geográfica, completa toda la jerarquía de ese país.
  • Mantén valores consistentes en todas las filas de la misma sucursal.
  • Si no estás seguro del nombre geográfico, deja vacías las columnas geográficas e importa la sucursal solo con sucursal_direccion.
Ejemplo:
  • Perú: Lima / Lima / Miraflores
  • Chile: Región Metropolitana de Santiago / Santiago / Las Condes
  • Colombia: Antioquia / Medellín
Los valores geográficos no son alias libres. Si la jerarquía no coincide con una división válida para tu país, Bitubi rechazará esa fila durante la validación.

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Si tu organización está en Perú

Usa esta sección si tu archivo incluye datos geográficos de sucursales en Perú. Bitubi espera los campos geográficos de Perú en un formato exacto. Si los encabezados o los valores no coinciden con ese formato, la importación fallará durante la validación.

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Encabezados exactos para Perú

Tu CSV debe usar exactamente estos encabezados: 
sucursal_departamento,sucursal_provincia,sucursal_distrito
  • sucursal_departamento
  • sucursal_provincia
  • sucursal_distrito

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Reglas del formato

  • Usa exactamente los nombres de encabezado mostrados arriba.
  • Usa nombres geográficos oficiales de Perú aceptados por Bitubi.
  • Completa las tres columnas juntas cuando incluyas geografía de Perú.
  • Mantén el orden departamento -> provincia -> distrito.
  • No uses alias, abreviaturas ni nombres de otro sistema si difieren de la lista aceptada.
Si no estás seguro de un valor geográfico, deja vacías las columnas geográficas e importa solo sucursal_direccion.

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Ejemplo de fila válida

sucursal_departamento,sucursal_provincia,sucursal_distrito
Lima,Lima,Miraflores
Más ejemplos válidos:
sucursal_departamentosucursal_provinciasucursal_distrito
LimaLimaMiraflores
LimaLimaSan Isidro
ArequipaArequipaYanahuara
La LibertadTrujilloTrujillo
CuscoCuscoWanchaq

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Referencia descargable de Perú

Usa la referencia descargable para encontrar los valores exactos de sucursal_departamento, sucursal_provincia y sucursal_distrito que debes colocar en tu CSV.
  • Descarga el archivo de referencia completo.
  • Busca el distrito, provincia o departamento que necesitas.
  • Copia los valores exactos al CSV de importación.

Descargar referencia geográfica de Perú

Descarga el archivo peru-geo-divisions.csv con los valores que Bitubi acepta para departamento, provincia y distrito.

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Ejemplo de CSV

empresa_tipo_documento,empresa_numero_documento,empresa_razon_social,empresa_direccion_fiscal,sucursal_nombre,sucursal_direccion,contacto_nombre,contacto_apellido,contacto_telefono,contacto_correo
RUC,20512345678,Distribuidora Alpes SAC,Av. Industrial 1250 Lima,Sede Central,Av. Industrial 1250,Carlos,Mendoza,+51987111222,carlos@alpes.pe
RUC,20512345678,Distribuidora Alpes SAC,Av. Industrial 1250 Lima,Sucursal Norte,Calle Comercio 456,Carlos,Mendoza,+51987111222,carlos@alpes.pe
RUC,20987654321,Comercial Beta SpA,Calle Huerfanos 1055 Santiago,,,Ana,Rios,+56981234567,ana@beta.cl
En este ejemplo:
  • Carlos aparece dos veces porque pertenece a dos sucursales distintas.
  • Alpes se identifica con empresa_numero_documento.
  • Ana queda vinculada solo a la empresa porque los campos de sucursal están vacíos.

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Cómo funciona la importación

1

Prepara tu CSV

Agrega tus contactos y asegúrate de que los encabezados coincidan con el formato esperado.
2

Sube el archivo

Inicia el flujo de importación de contactos y sube tu archivo .csv.
3

Revisa la validación

Bitubi revisa el archivo antes de hacer cambios. Si hay errores, corrige el CSV y súbelo de nuevo.
4

Confirma la importación

Cuando el archivo pase la validación, revisa lo que se va a crear o actualizar y confirma la importación.

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Qué identifica Bitubi durante la carga

  • contacto_telefono identifica al contacto.
  • empresa_numero_documento identifica a la empresa.
  • sucursal_nombre identifica a la sucursal dentro de la empresa.

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Lo que Bitubi actualiza automáticamente

  • Si una celda opcional está vacía, los datos existentes se conservan.
  • Para limpiar un valor opcional en un registro existente, usa - en esa celda.

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Problemas comunes de validación

Los teléfonos del contacto y de la empresa deben incluir el código de país, como +51999111222.
Si repites el mismo contacto_telefono, los campos del contacto deben mantenerse iguales entre filas. Solo deberían variar los campos sucursal_*.
Las empresas nuevas necesitan su razón social y dirección fiscal. Las sucursales nuevas necesitan nombre y dirección.
Las columnas geográficas se validan contra el catálogo geográfico de Bitubi para ese país. Si usas una de esas columnas, asegúrate de usar los nombres oficiales esperados y de completar toda la jerarquía.
Si contacto_correo ya está asignado a otro contacto, la importación fallará hasta que se resuelva el conflicto.

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Recomendaciones para una importación más fluida

  • Empieza con un archivo pequeño si es tu primera importación.
  • Reutiliza el mismo número de teléfono cuando un contacto pertenezca a varias sucursales.
  • Evita cambiar los nombres de los encabezados.
  • Corrige primero los errores de validación en el CSV y luego vuelve a subirlo.